通常意義上，物料管理部門應保證物料供應適時（Right time）、適質(zhì)（Right quality）、適量（Right quantity）、適價（Right price）、適地（Right place），這就是物料管理的5R原則，是對任何公司均適用且實用的原則，也易于理解和接受，下面分別進行闡述：

圖一：物料庫存管理

1、適時（Right time）

即要求供應商在規(guī)定的時間準時交貨，防止交貨延遲和提前交貨。供應商交貨延遲會增加成本，主要表現(xiàn)在：

（1）由于物料延遲，車間工序發(fā)生空等或耽擱，打擊員工士氣，導致效率降低、浪費生產(chǎn)時間；

（2）為恢復正常生產(chǎn)計劃，車間需要加班或在法定假期出勤，導致工時費用增加。配料防錯追溯系統(tǒng)

因此應盡早發(fā)現(xiàn)有可能的交貨延遲，從而防止其發(fā)生；同時也應該控制無理由的提前交貨，提前交貨同樣會增加成本，主要原因為：

（1）交貨提前造成庫存加大，庫存維持費用提高；

（2）占用大量流動資金，導致公司資金運用效率惡化。

2、適質(zhì)（Right quality）

即供應商送來的物料和倉庫發(fā)到生產(chǎn)現(xiàn)場的物料，質(zhì)量應是適當?shù)模霞夹g(shù)要求的。保證物料適質(zhì)的方法如下：

（1）公司應與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；

（2）設立來料檢查職能，對物料的質(zhì)量做確認和控制；

（3）必要時，派檢驗人員駐供應商工廠（一般針對長期合作的穩(wěn)定的供應商采用，且下給該供應商的訂單達到其產(chǎn)能的30%以上）；同時不應將某個檢驗人員長期派往一個供應商處，以防其間關系發(fā)生變化；

（4）必要時或定期對供應商質(zhì)量體系進行審查；

（5）定期對供應商進行評比，促進供應商之間形成良性有效的競爭機制；

（6）對低價位、中低質(zhì)量水平的供應商制訂質(zhì)量扶持計劃；

（7）必要時，邀請第三方權(quán)威機構(gòu)做質(zhì)量驗證。

圖二：物料管理基本流程

3、適量（Right quantity）

采購物料的數(shù)量應是適當?shù)模磳I方來說是經(jīng)濟的訂貨數(shù)量，對賣方而言為經(jīng)濟的受訂數(shù)量。確定適當?shù)挠嗀洈?shù)量應考慮以下因素：

（1）價格隨采訂貨數(shù)量大小而變化的幅度，一般來說，訂貨數(shù)量越大，價格越低；

（2）訂貨次數(shù)和采購費用；

（3）庫存維持費用和庫存投資的利息。配料防錯追溯系統(tǒng)在藥廠中的應用

4、適價（Right price）

采購價格的高低直接關系到最終產(chǎn)品或服務價格的高低，在確保滿足其它條件的情況下力爭最低的采購價格是采購人員最重要的工作。為了達到這一目標，采購部門應該在以下領域擁有決策權(quán)：

（1）選擇和確定供應商；

（2）使用任何一種合適的定價方法；

（3）對物料提出替代品。采購部門通常能夠提供出目前在用物料的替代品，而且它也有責任提請使用者和申請采購者關注這些替代品。當然，是否接受這些替代品要由使用者/設計人員最終作出決定；

（4）與潛在的供應商保持聯(lián)系。采購部門必須和潛在的供應商保持聯(lián)系。如果使用者直接與供應商聯(lián)系，而采購部門又對此一無所知的話，將會產(chǎn)生“后門銷售”,即潛在的供應商通過影響使用者對物料規(guī)格方面的要求成為唯一的供應商，或是申請采購者私下給供應商一些許諾，從而使采購部門不能以最低的價格簽訂理想的合同。如果供應商的技術(shù)人員需要和公司技術(shù)人員或生產(chǎn)人員直接交換意見，采購部門應該負責安排會談并對談判結(jié)果進行審核。

圖三：物料管理軟件

5、適地（Right place）

物料原產(chǎn)地的地點應適當，與使用地的距離越近越好。距離太遠，運輸成本大，無疑會影響價格，同時溝通協(xié)調(diào)、處理問題很不方便，容易造成交貨延遲。